檢察訴訟檔案管理“碼”上辦

“一碼通”讓操作更簡(jiǎn)便、流轉(zhuǎn)更智能、移交更規(guī)范、歸檔更及時(shí)

檢察人員正在粘貼RFID碼

將檔案信息化建設(shè)納入檢察信息化發(fā)展總體規(guī)劃,是新時(shí)代檢察檔案工作的重要內(nèi)容。其中,檢察訴訟檔案作為檢察檔案的重要部分,記錄著檢察辦案的全貌,如何實(shí)現(xiàn)自身的智能化、規(guī)范化一直是檢察機(jī)關(guān)不斷探索的課題。

為積極落實(shí)最高檢、國(guó)家檔案局印發(fā)的《人民檢察院檔案工作規(guī)定》要求,有效應(yīng)對(duì)年均約8000冊(cè)的歸檔工作,江蘇省昆山市檢察院以檢察技術(shù)賦能檔案管理,全力研發(fā)出“一碼通”檢察機(jī)關(guān)內(nèi)卷歸檔系統(tǒng),讓檢察訴訟檔案操作更簡(jiǎn)便、流轉(zhuǎn)更智能、移交更規(guī)范、歸檔更及時(shí)。該系統(tǒng)既提升了內(nèi)卷檔案的制作速度,又為可視化管理提供了便利,可謂兩全其美。

一卷一碼

標(biāo)簽化的檔案身份

“有了‘一碼通’,受理案件收材料時(shí),不是簡(jiǎn)單地把材料往新檔案袋一裝就可以,而是同步在受理材料上貼碼,完成智能立檔、錄入系統(tǒng)?！崩ド绞袡z察院案件管理大廳書(shū)記員趙燁介紹道。

據(jù)了解,趙燁所說(shuō)的智能立檔實(shí)際上只需兩步就能完成:

第一步:讀取卡片。先將一枚長(zhǎng)50mm、寬50mm的RFID(射頻識(shí)別)碼貼在案件材料上,然后掃碼完成“一碼通”系統(tǒng)里“讀取卡片”操作,系統(tǒng)界面即生成一串16位的RFID碼代碼。

第二步:匹配案件。因?yàn)樵撛阂褜ⅰ耙淮a通”系統(tǒng)與檢察機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián),通過(guò)點(diǎn)擊系統(tǒng)“選擇案件”按鈕,就能將受理案件的統(tǒng)一受案號(hào)、案件名稱、承辦檢察官等信息導(dǎo)入RFID碼。

完成這樣兩步,檔案所需信息就通過(guò)RFID碼快速登記至“一碼通”系統(tǒng)。

信息共享

自動(dòng)化的數(shù)據(jù)錄入

隨著案件辦理的推進(jìn),檢察訴訟檔案也在逐漸形成,這就需要RFID碼記載更多的案件信息。

實(shí)際上,一枚小小的RFID碼不僅能在受理案件時(shí)自動(dòng)關(guān)聯(lián)案件最初信息,隨著訴訟檔案的形成,它還能自動(dòng)從檢察機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)抓取檔案所需的案件辦結(jié)日期、案件來(lái)源、案由、判決結(jié)果等信息,同步錄入至“一碼通”系統(tǒng)。

“一次錄入、多次利用,‘一碼通’系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享效率高。它在確保每一份訴訟檔案準(zhǔn)確無(wú)誤的同時(shí),讓檢察人員從重復(fù)性的錄入工作中解脫出來(lái),集中時(shí)間和精力去辦案。”該院檢察事務(wù)副主任周宣宗介紹道。

以前歸檔填錄案件名稱、起訴時(shí)間等信息,大多是手工翻閱紙質(zhì)文書(shū)或案件清單,這樣不僅效率低,還容易出錯(cuò)。其實(shí),檢察機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)本身存有大量歸檔工作所需數(shù)據(jù)。本著兩個(gè)系統(tǒng)之間互聯(lián)分享的開(kāi)發(fā)思路,“一碼通”系統(tǒng)檢察機(jī)關(guān)內(nèi)卷歸檔系統(tǒng)便應(yīng)運(yùn)而生。

快速移交

便捷化的檔案流轉(zhuǎn)

“以前向檔案室移交訴訟檔案,我要手工制作《檔案移交清單》,把統(tǒng)一受案號(hào)、案件名稱、承辦檢察官、卷數(shù)一一填好,還要調(diào)格式、反復(fù)校對(duì)。有時(shí),遇到需要一次移交上百本訴訟檔案時(shí),我僅制作清單就要大半天時(shí)間?，F(xiàn)在‘一碼通’系統(tǒng)能快速生成《檔案移交清單》,太方便了!”昆山市檢察院第一檢察部朱潔慧坦言。

《檔案移交清單》的快捷形成,有賴于“一碼通”系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸納嵌入功能。它將手工式的信息核對(duì)變成自動(dòng)化的信息嵌入,大大提高了移交檔案數(shù)據(jù)的正確率。

其實(shí),移交檔案不僅要有清單,還要制作檔案封皮。以前的檔案封皮都是固定厚度。有了“一碼通”系統(tǒng)后,RFID碼可在案件辦結(jié)時(shí)智能識(shí)別卷宗頁(yè)數(shù)。只要裝訂人員執(zhí)行封皮打印操作,系統(tǒng)即從2mm、10mm、18mm三種厚度尺寸中提示選取最佳厚度,大大避免了損耗、浪費(fèi)。

有了專門的系統(tǒng),訴訟檔案歸檔后的管理工作不再是反復(fù)打開(kāi)一份又一份的歸檔案件、退回案件等excel表格,而是數(shù)據(jù)全面展現(xiàn)在系統(tǒng)中,成為系統(tǒng)界面里一塊塊清晰可視的操作區(qū)域。以訴訟檔案歸檔為例,該系統(tǒng)界面分為待歸信息、已歸信息和退回信息三個(gè)窗口,分別代表即將歸檔的訴訟檔案、已經(jīng)歸檔的訴訟檔案和退回修改的訴訟檔案。同時(shí),每個(gè)窗口都能看到接收日期、統(tǒng)一受案號(hào)、處于檔案柜的幾排幾格等等,可謂一目了然。

期限預(yù)警

精準(zhǔn)化的預(yù)警設(shè)置

為了培育檢察官“應(yīng)歸盡歸”“有檔案及時(shí)歸”的歸檔自覺(jué),“一碼通”還專門設(shè)置了歸檔流程監(jiān)控功能,做到系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警,發(fā)揮及時(shí)督促歸檔的作用。

RFID碼通過(guò)自動(dòng)抓取的案件辦結(jié)時(shí)間,可以在“一碼通”系統(tǒng)中推送兩種預(yù)警:第一種是推送黃色預(yù)警,主要針對(duì)案件辦結(jié)超過(guò)3個(gè)月而尚未移交檢察訴訟檔案的案件;第二種是推送紅色預(yù)警,主要針對(duì)案件辦結(jié)超過(guò)6個(gè)月而尚未移交檢察訴訟檔案的案件。

因此,有了“一碼通”系統(tǒng),檢察訴訟檔案的立檔、成檔、歸檔,直接現(xiàn)場(chǎng)“掃碼交接”;案件辦結(jié)日期、立卷單位等信息,直接自動(dòng)抓取。目前,“一碼通”系統(tǒng)能日均處理300余冊(cè)檔案,該院的檔案管理質(zhì)效明顯提升。

未來(lái),昆山市檢察院將以檢察實(shí)際需求為導(dǎo)向,以技術(shù)賦能檢察、以數(shù)據(jù)提升效率,聚焦便捷化、可視化、智能化,打破傳統(tǒng)工作模式,著力系統(tǒng)研發(fā)升級(jí),為檢察工作的規(guī)范化、數(shù)字化提供更多的技術(shù)支撐。

(作者單位:江蘇省昆山市人民檢察院)

關(guān)鍵詞： 檢察機(jī)關(guān)